Kiedy benefity pracownicze są kosztami uzyskania przychodu?

Masaż u fizjoterapeuty, joga, tenis, a może pole dance? Firmy oferują pracownikom coraz bardziej wymyślne benefity, byle tylko zatrzymać najcenniejsze talenty, zadbać o zdrowie zespołu i zwiększyć jego produktywność. Jakie konsekwencje podatkowe niesie ze sobą zapewnienie takich udogodnień zatrudnionym?

Wnioski płynące z dwóch najnowszych interpretacji podatkowych dotyczących możliwości ujmowania w firmowych kosztach uzyskania przychodu (KUP) wydatków na benefity pracownicze są dość proste. O ile wybrana aktywność służy wzrostowi produktywności czy efektywności pracowników, a także ich pomysłowości i poprawie relacji w zespole, może być zaliczona do KUP – choćby to był pole dance czy stretching. Z określonymi zastrzeżeniami. Szczegóły poniżej.

Gabinet masażu dla informatyków

Pierwszą interpretacją jest interpretacja indywidualna dyrektor KIS z 14 lutego 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.870.2022.2.ZK). Spółka działająca w branży informatycznej chciała zadbać o zdrowy kręgosłup swoich pracowników. Informatycy z reguły pracują przez większość czasu na siedząco. Spółka pomyślała o zagrożeniu, jakim są choroby kręgosłupa. Postanowiła więc utworzyć w firmie gabinet masażu z zatrudnionym fizjoterapeutą oraz wszelkim potrzebnym wyposażeniem.

Pojawiło się wtedy pytanie: czy można takie koszty uznać za koszty uzyskania przychodu? Argumentem na tak było dbanie o zdrowie pracowników, a co za tym idzie, poprawa ich efektywności w pracy oraz poprawa relacji w zespole. Dyrektor KIS zgodziła się z podejściem spółki do zaliczenia takich wydatków w koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Dzień poniesienia to dzień zaksięgowania ich na podstawie otrzymanej faktury albo innego dowodu.

 
Tenis, stretching i pole dance kontra stres

W interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.860.2022.2.JKU, również z 14 lutego 2023 r., dyrektor KIS odniosła się do innego pytania tego samego wnioskodawcy. Spółka postanowiła zaoferować pracownikom szereg dodatkowych zajęć, takich jak: tenis, stretching czy pole dance. Argumentem przemawiającym  za zaliczeniem tych wydatków do pośrednich kosztów uzyskania przychodu było gł. zwiększenie produktywności i pomysłowości pracowników. Dyrektor KIS uznała takie stanowisko za prawidłowe – takie aktywności, zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, można uznać za koszty pośrednie, odliczając je w dacie ich poniesienia.

Potrzebujesz wsparcia podatkowego? Sprawdź >> Doradztwo Podatkowe Grant Thornton << 

Kiedy wydatek na benefity pracownicze jest kosztem uzyskania przychodu?

W uzasadnieniu wspomnianej interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.860.2022.2.JKU czytamy:

„(…) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. W takim ujęciu kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.”

Oznacza to, że „za koszt uzyskania przychodu można uznać każdy wydatek, który jest celowy (tzn. jest ponoszony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) i nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 uCIT.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki: