Najważniejsze zmiany wymagane w polityce rachunkowości w 2026 roku

Rok 2026 przynosi jednak zmiany o znacznie większej skali. Wchodzące w życie obowiązki dotyczące JPK_CIT oraz KSeF powodują, że dotychczasowa polityka rachunkowości wymaga nie tylko korekt, ale wręcz kompleksowej przebudowy. Nowe regulacje wpływają na sposób prowadzenia ksiąg, obieg dokumentów, zasady ewidencji podatkowej oraz organizację pracy działów finansowo‑księgowych.

Aktualizacja Polityki rachunkowości w praktyce w roku 2026 musi objąć szereg kluczowych obszarów, które zostały przedstawione poniżej.

Zmiany w zakresie definicji dowodów księgowych i zasad ich odczytu

KSeF wymusza wprowadzenie do treści polityki nowej postaci dokumentu, jakim jest faktura ustrukturyzowana. Ma ona postać pliku XML zgodnego z oficjalnym wzorem i jest identyfikowana unikalnym numerem KSeF. W związku z tym polityka rachunkowości powinna opisywać również zasady zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści takich dokumentów. Istotnym elementem staje się również kwestia czytelności faktur ustrukturyzowanych – możliwej do osiągnięcia poprzez odpowiednie wizualizacje, których sposób przygotowania powinien zostać określony właśnie w polityce. Choć wizualizacje nie stanowią „oryginału” faktury ustrukturyzowanej, są wykorzystywane w obiegu wewnętrznym i stanowią podstawę czynności związanych z ujmowaniem dokumentów w księgach rachunkowych.

Wdrożenie JPK_CIT wymaga też określenia w polityce szczególnych elementów dowodów księgowych, jakie muszą być zapewnione, aby sprostać wymogom raportowym do JPK_CIT. Dotyczy to również rodzajów dowodów stosowanych do wprowadzania operacji gospodarczych do ksiąg. Jednostka musi zapewnić zgodność z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 sierpnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w księgach rachunkowych oraz w dowodach księgowych, sposobu ich wykazywania oraz przekazywania w postaci elektronicznej, w szczególności w zakresie środków trwałych czy WNiP.

Obieg dokumentów

W związku z obowiązkowym KSeF kluczowe staje się uporządkowanie obiegu dokumentów. Jeżeli jednostka nie posiada odrębnej procedury dotyczącej obiegu dokumentów, to właśnie polityka rachunkowości powinna zostać uzupełniona o szczegółowy opis całego cyklu życia faktury ustrukturyzowanej w organizacji – od momentu jej wystawienia lub pobrania z KSeF, przez weryfikację merytoryczną i formalno‑rachunkową oraz dekretację, aż po ujęcie w księgach rachunkowych. Polityka powinna również określać sposób postępowania w trybie awaryjnym, zasady ewidencjonowania faktur wystawionych lub otrzymanych poza systemem oraz procedurę ich późniejszego przesłania do KSeF.

Archiwizacja dokumentów

Wprowadzenie KSeF znacząco zmienia zasady archiwizacji faktur. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 73a UoR). Jest to okres dłuższy niż dotychczasowy podstawowy pięcioletni termin wynikający z ustawy o rachunkowości. Należy jednak pamiętać, że niektóre dowody księgowe (np. dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym czy dokumentów objętych postępowaniem karnym lub podatkowym) muszą być przechowywane przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. W takich przypadkach nawet 10-letni okres przechowywania w KSeF może okazać się niewystarczający. Dodatkowo w jednostce nadal będą funkcjonować inne dokumenty, zarówno papierowe, jak i elektroniczne, które również wymagają archiwizacji.

Stosowane uproszczenia w zakresie dekretacji

Ustawa umożliwia zaniechanie tradycyjnej, ręcznej dekretacji każdego dowodu oraz zwolnienie z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów potwierdzających sprawdzenie i dekretację (art. 21 ust. 1a). W realiach obowiązkowego KSeF jest to rozwiązanie szczególnie korzystne i w pełni uzasadnione. Należy jednak pamiętać, że wybór takiego modelu księgowania wymaga jednoznacznego opisania go w polityce rachunkowości, tak aby formalne zasady były zgodne z wybraną praktyką jednostki.

Zmiany w planie kont

Najważniejszym obszarem wymagającym aktualizacji w związku z JPK_CIT jest integracja znaczników JPK_CIT, określonych we wspomnianym wyżej rozporządzeniu z planem kont, który w wielu jednostkach będzie znacznie bardziej szczegółowy niż w latach poprzednich. Znaczniki stają się integralnym elementem planu kont i mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego raportowania danych. Dlatego polityka rachunkowości powinna jasno opisywać, w jaki sposób jednostka przypisuje znaczniki do kont, jakie słowniki obowiązują oraz jakie są zasady ich stosowania. Szczególnie istotne jest także takie skonstruowanie planu kont, aby sprostać wymogom stawianym w zakresie raportowania różnic podatkowych w ramach węzła RPD i jednocześnie zapewnić sprawne i prawidłowe przygotowanie danych

Kontrole i testy

Po wdrożeniu JPK oraz KSeF polityka rachunkowości powinna obejmować też procedury zapewnienia jakości danych przesyłanych do administracji skarbowej. Obowiązek raportowania w formatach strukturalnych sprawia, że jednostki muszą posiadać jasno opisane procesy testowania, walidacji i uzgadniania danych, zanim trafią one do JPK czy KSeF. Dlatego współczesna polityka rachunkowości powinna przewidywać m.in. testy przed wysyłką, cykliczne kontrole jakości danych, przeglądy mapowań, walidacje techniczne i merytoryczne oraz kontrole krzyżowe między plikami JPK a także innymi dokumentami przekazywanymi do organów czy kontroli. Choć nie ma jednoznacznych wskazań na konieczność tożsamości danych raportu JPK_CIT wobec bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia obrotów i sald, deklaracji CIT czy danych sprawozdania finansowego to pewnym jest, że należy dążyć do zapewnienia pełnej spójności i porównywalności danych poprzez odpowiednie procedury opisane w polityce.

Sposób przetwarzania danych

Wprowadzenie KSeF oraz JPK_CIT sprawia, że polityka rachunkowości musi znacznie szerzej opisywać sposób przetwarzania danych finansowych i podatkowych. Obecnie musi również odzwierciedlać techniczne i organizacyjne aspekty przetwarzania danych, ponieważ to one decydują o poprawności raportowania strukturalnego. Polityka rachunkowości powinna opisywać, w jaki sposób system przetwarza dane z KSeF czy dane do JKP_CIT, jakie funkcjonalności wspierają automatyzację księgowań, sposób ich przepływu między systemami oraz mechanizmy zapewnienia ich jakości w środowisku elektronicznego raportowania.

Zakres odpowiedzialności i uprawnienia

Polityka rachunkowości powinna jasno wskazywać osoby lub stanowiska odpowiedzialne za poszczególne procesy w jednostce. Dotyczy to zarówno uprawnień w systemach informatycznych (kontrola dostępu, zasady zarządzania uprawnieniami, procedury tworzenia kopii zapasowych konfiguracji, mechanizmy monitorowania incydentów), jak i ról przypisanych w systemach finansowo‑księgowych. Wskazane jest również opracowanie procedury nadawania, modyfikowania i cofania uprawnień oraz zasad rozliczania działań poszczególnych użytkowników. Takie rozwiązanie zwiększa przejrzystość odpowiedzialności, wzmacnia kontrolę wewnętrzną i ogranicza ryzyko błędów lub nadużyć związanych z przetwarzaniem danych.

Digitalizacja prowadzona przez administrację skarbową wymusza na firmach zwiększoną uwagę na spójność danych raportowanych do organów, co niewątpliwie będzie miało wpływ na opis tych procesów w polityce rachunkowości. Zmiany te są na tyle szerokie, że w wielu jednostkach polityka rachunkowości będzie musiała zostać opracowana niemal od nowa, tak aby odzwierciedlała nowe obowiązki, procesy i narzędzia. Jednostki muszą uświadomić sobie, że organy mogą wykorzystywać przekazywane dane do automatycznej identyfikacji niespójności między poszczególnymi raportami, czy też znajdowaniem błędów w dokumentach źródłowych. Uporządkowana polityka rachunkowości oraz konsekwentne jej stosowanie w codziennej pracy zwiększają bezpieczeństwo podatkowe i stanowią solidny argument w rozmowach z organami kontrolnymi.

To właśnie teraz jest najlepszy moment, aby zadbać o aktualizację polityki rachunkowości i dostosować ją do nowej rzeczywistości cyfrowego raportowania.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<