Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

Jednostki wpisane do KRS mają obowiązek złożenia sprawozdania w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za pośrednictwem portalu eKRS . Zatem w przypadku stosowania przez jednostkę roku obrotowego zgodnego z rokiem kalendarzowym graniczny termin terminowego złożenia sprawozdania w tym roku to 15 lipca 2026 roku (30 czerwca 2026 mija termin zatwierdzania sprawozdania finansowego).

Sprawozdanie składa się w większości przypadków bezpłatnie do RDF- Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych lub odpłatnie poprzez e-formularze KRS (formularzu KRS-Z30). Odpłatne złożenie dotyczy sytuacji, kiedy składa osoba (np. reprezentant, pełnomocnik), której PESEL nie został ujawniony w KRS.

Formularz zgłoszenia do RDF oraz załączone kopie dokumentów finansowych muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym, co najmniej przez jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)

Do tego organu swoje dokumenty przekazują:

• • podatnicy CIT, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
• • podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok, czyli w okresie od 15/02/2026 do 30 kwietnia 2026 roku (art. 45 ust. 5).

Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS nie dotyczy podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Sprawozdanie do Szefa KAS można złożyć z wykorzystaniem bezpłatnej dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania finansowe lub poprzez przeznaczony do tego interfejs webAPI (np. z wykorzystaniem dostępnych na rynku aplikacji komercyjnych).

Dodatkowo do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym swoje sprawozdanie finansowe składa kierownik jednostki, której sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską, ale nie składa sprawozdania do KRS.

Obowiązek ten należy wykonać w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Można to zrobić za pośrednictwem portalu Portal Rejestrów Sądowych poprzez funkcjonalność „Zamieść ogłoszenie”. Złożenie sprawozdania do publikacji jest też możliwe w Punktach Przyjmowania Ogłoszeń. Opłata za ogłoszenie sprawozdania finansowego wynosi 500 zł.

Forma sprawozdania

Składane sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, zgodnie z obowiązującą wersją schemy i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym. Dla sprawozdań sporządzonych w roku 2026 obowiązują nowe wzory struktur logicznych, opublikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej.

W przypadku składania sprawozdań za poprzednie lata finansowe. Ministerstwo Finansów rekomenduje korzystanie z nowych wersji schem, ale czasowo dopuszczone zostały możliwości stosowania dotychczas opublikowanych struktur. Aktualnie Szefa Kas ograniczył ich stosowanie do 31 lipca 2026 roku. Natomiast KRS również na swoim portalu zapowiedział ograniczenie czasowe starych schem, ale nie określił konkretnej daty.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<