Dokumentowanie procesu inwentaryzacji

Czym są dokumenty inwentaryzacyjne?

Dokumenty inwentaryzacyjne należy postrzegać nie tylko jako papierowe akta, ale przede wszystkim jako proces, który wymaga zrozumienia potrzeb firmy oraz specyfiki posiadanych przez nią zasobów. Z tego względu przy ich określaniu należy brać pod uwagę rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej. Z kolei, podczas ich opracowywania można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości (dalej KSR) w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Zawarte w nim zasady stosuje się również do inwentaryzacji majątku trwałego, a nawet do organizacji całego procesu inwentaryzacyjnego. Stanowisko KSR definiuje i jednocześnie dzieli dokumentację inwentaryzacyjną na:

• • służącą przygotowaniu i organizacji spisu,
• • ujęciu wyników spisu,
• • rozliczeniu spisu.

Przygotowanie do inwentaryzacji

Sposób przygotowania do inwentaryzacji w dużej mierze zależy od wielkości jednostki. I tak, w dużych podmiotach podstawowym dokumentem regulującym ten proces jest Instrukcja inwentaryzacyjna. To wewnętrzny, zwykle stały dokument dopasowany do specyfiki jednostki, który szczegółowo określa sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Stanowi praktyczne narzędzie dla osób zaangażowanych w ten proces. Warto pamiętać, że takie instrukcje podlegają okresowej aktualizacji, zgodnie ze zmianami warunków działania jednostki. Często towarzyszą im także dodatkowe dokumenty takie jak: Plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe czy Harmonogram inwentaryzacji.

W przypadku mniejszych jednostek, nie ma natomiast przeszkód, żeby ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Zarządzenie określa w szczególności:

• • skład komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego lub wyznacza komisarza spisowego (w jednostkach do 10 osób),
• • metodę inwentaryzacji dla poszczególnych składników majątkowych w danym roku,
• • datę, na którą dokonuje się inwentaryzacji oraz okres jej rozpoczęcia i zakończenia.

Ponadto, w przypadku spisów z natury, w zarządzeniu często wymienia się także osoby odpowiedzialne do obecności w trakcie trwania spisu. Przed rozpoczęciem spisu praktykuje się też pobieranie oświadczenia osób odpowiedzialnych za dane zasoby majątkowe. Należy również pamiętać, aby przed rozpoczęciem inwentaryzacji sporządzić zgodnie z Ustawą o rachunkowości (dalej UoR) zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Dokumentacja inwentaryzacyjna spisu z natury

W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury, zespół spisowy ujmuje bieżące wyniki spisu w arkuszach spisowych w formie papierowej lub elektronicznej. Arkusze spisowe mogą być dodatkowo rozbudowane o pola służące wycenie lub ustaleniu różnić inwentaryzacyjnych. Istotne jest, by dokumentacja spisowa została wypełniona w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy mogą być poprawiane tylko przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, a następnie podpisanie poprawki wraz z datą, na zasadach art. 22 i 25 UoR.

Następnie, wypełnione arkusze spisowe są podpisywane przez wszystkich członków zespołu spisowego i w przypadku niektórych składników majątkowych, także przez osobę odpowiedzialną za składniki objęte spisem. Oznacza to, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu, a ponadto w takim przypadku może pojawić się też pisemna odmowa podania przyczyny takiego działania. Warto dodać, że na arkuszu spisowym swoją obecność może potwierdzić też biegły rewident.

Rozliczenie spisu z natury

Ustalone drogą spisu z natury ilościowe stany składników majątku przeważnie wycenia księgowy na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych przekazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Przed przystąpieniem do wyceny księgowy sprawdza zgodność arkuszy spisowych z wymaganiami stawianymi dowodom księgowym (art. 20-22 UoR). Wycena spisu z natury następuje albo na arkuszach spisowych albo w zestawieniach zbiorczych.

Różnice inwentaryzacyjne, wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji, księgowy przenosi z arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych (szkody). Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia. Wyniki rozpatrzenia każdej różnicy komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawierającym wnioski co do sposobu ich rozliczenia wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych. Protokół jest przekazywany kierownikowi jednostki do zatwierdzenia, a następnie do służb księgowych w celu dostosowania ewidencji księgowej do rzeczywistego stanu danego składnika majątkowego.

Dokumentacja inwentaryzacyjna z potwierdzeń sald

Zasady inwentaryzacji tą metodą określa UoR, a uszczegóławia je stanowisko KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami wskazane jest najpierw dokonać przeglądu sald w celu identyfikacji należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych, które co do zasady podlegają inwentaryzacji metodą weryfikacji.

Zasadniczo więc, dokumentacja w tym zakresie sprowadza się do wysłania informacji (w formie pisemnej lub mailowej) o stanie należności do dłużnika z prośbą o potwierdzenie. Dłużnik potwierdza saldo bądź zgłasza zastrzeżenia, udzielając informacji, które pozycje są niezgodne. W ten sposób powstaje dokumentacja inwentaryzacyjna należności u wierzyciela i jednocześnie zobowiązań u dłużnika. Warto podkreślić także, że przepisy UoR nie zawierają wzoru druku „Potwierdzenie salda”. Najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym druk składa się z dwóch części: „A” i „B”. Otrzymany odcinek „A” kontrahent zatrzymuje u siebie, a odcinek „B” odsyła wystawcy.

Podsumowując, dokumentacja procesu potwierdzenia sald powinna zawierać:

• • zestawienie wysłanych i otrzymanych potwierdzeń sald,
• • kopie wysłanych potwierdzeń, w tym sald zerowych z obrotami w danym roku,
• • odpowiedzi od kontrahentów (potwierdzenia lub korekty),
• • wyjaśnienia dotyczące różnic w saldach,
• • notatki służbowe z prób kontaktu z kontrahentami, którzy nie odpowiedzieli.

Należy również pamiętać, że jeżeli salda są potwierdzane na datę inną niż ostatni dzień roku obrotowego, należy dodatkowo udokumentować okres między datą potwierdzenia a ostatnim dniem roku obrotowego, uwzględniając korekty na plus i minus przy weryfikacji sald. Co więcej, jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności to w takiej sytuacji należy pamiętać, że inwentaryzację niepotwierdzonego salda przeprowadza metodą weryfikacji sald, odpowiednio to dokumentując.

Dokumentacja inwentaryzacyjna z weryfikacji sald

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji ma na celu urealnienie sald kont wykazywanych w księgach rachunkowych poprzez identyfikację nieprawidłowych czy też nierealnych sald. Inwentaryzację tą metodą przeprowadza się zawsze na ostatni dzień roku obrotowego. Zazwyczaj obowiązek jej przeprowadzenia spoczywa na osobach zajmujących się księgowością.

W praktyce powyższy proces przebiega w ten sposób, że na koniec roku obrotowego, sporządza się wykaz wszystkich składników aktywów i pasywów podlegających weryfikacji. W przypadku skomplikowanych sald, ich weryfikacja powinna być wspierana przez ekspertów z innych komórek merytorycznych. Przykładem może być weryfikacja stanu licencji na oprogramowania. Powinna być ona przeprowadzona przez dział IT, gdyż często w ewidencjach księgowych widnieją pozycje, które są już nieaktualne albo nieużywane. Taka weryfikacja powinna być potwierdzona protokołem weryfikacyjnym lub innym równoważnym dokumentem, który powinien spełniać wymogi formalne dla dowodów księgowych.

Z dokumentacji powinno wynikać: jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły, to w jaki sposób zostały rozliczone i kto przeprowadził weryfikację. Dokumentację z weryfikacji można sporządzać dla pojedynczego konta, dla zespołu kont lub można sporządzić protokół zbiorczy dla wszystkich kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji. Wzory dokumentów poświadczających inwentaryzację drogą weryfikacji powinna określać Polityka rachunkowości lub Instrukcja inwentaryzacyjna.

Ujęcie w księgach dokumentacji inwentaryzacyjnej

Wszelkie różnice ujawnione w trakcie inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ujęcie to powinno nastąpić:

• • pod datą spisu z natury,
• • pod datą uznania za zasadne niepotwierdzonego salda przez kontrahenta,
• • pod datą wykrycia nieprawidłowości w wyniku weryfikacji,
• • jednak nie później niż w ostatnim dniu roku obrotowego, także w sytuacji, gdy inwentaryzacja została zakończona do 15 dnia następnego roku.

Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w przypadku spisu z natury lub innych równoważnych dokumentów, określonych w stosownych procedurach, z zachowaniem zasad określonych w Polityce rachunkowości jednostki, w przypadku pozostałych inwentaryzacji.

Czynności końcowe i archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej

Dokumenty inwentaryzacyjne stanowią formalny dowód na dopełnienie obowiązku ustawowego. Brak dokumentacji może zostać uznany za niewykonanie inwentaryzacji, co wiąże się z odpowiedzialnością kierownika jednostki.

KSR zaleca również, aby Komisja inwentaryzacyjna sporządziła zazwyczaj krótkie sprawozdanie z przebiegu spisu i jego wyników (protokół, raport), które powinno stanowić podsumowanie całego procesu i zawierać wnioski, które mogą być kluczowe dla dalszego zarządzania majątkiem firmy. Sprawozdanie z inwentaryzacji to nie tylko zestawienie wyników, ale także dane, które mogą wskazywać na konieczność wprowadzenia zmian czy usprawnień w procesach wewnętrznych.

Komplet dokumentacji inwentaryzacyjnej wymienionej powyżej przechowuje się w jednostce lub w podmiocie świadczącym usługi przechowywania dokumentów, z zachowaniem zasad określonych w UoR przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury.

Dokumentację można przechowywać w formie papierowej, elektronicznej, jeżeli pozwala to zachować ich zawartość przez obowiązujący okres przechowywania i umożliwia ich odtworzenie w postaci wydruku. Warto podkreślić, że każda z tych metod ma swoje zalety i wady. Niezależnie od formy, w jakiej dokumenty do inwentaryzacji są przechowywane, ważne, aby były łatwo dostępne dla wszystkich, którzy mogą ich potrzebować. W przypadku dokumentacji papierowej może to oznaczać fizyczne przechowywanie dokumentów w odpowiednio oznaczonych segregatorach. Z kolei dla dokumentacji elektronicznej kluczowe będzie stworzenie przejrzystej struktury folderów i odpowiednie nazewnictwo plików.

Prowadzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej to proces wymagający szczególnej skrupulatności i konsekwencji. Powinien być każdorazowo dostosowany zarówno do wielkości jednostki, jak i do zakresu inwentaryzacji obowiązującej podmiot w danym roku. Trzeba przy tym pamiętać, że wszelkie błędy lub zaniedbania w dokumentacji mogą skutkować nie tylko zafałszowaniem obrazu sytuacji majątkowej i finansowej firmy, ale także naruszeniem przepisów, a w konsekwencji pociągać za sobą odpowiedzialność kierownika jednostki.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<