Inwentaryzację czas zacząć. Zasady inwentaryzacji w świetle KSR

Inwentaryzacja a Ustawa o rachunkowości

Inwentaryzacja stanowi jeden z kluczowych i obowiązkowych elementów systemu rachunkowości jednostki gospodarczej poprzedzający etap sporządzenia sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jej znaczenie wynika z konieczności zapewnienia rzetelności i wiarygodności danych finansowych, które są podstawą do sporządzania sprawozdań finansowych.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 Ustawy o rachunkowości (UoR), inwentaryzacja stanowi część systemu rachunkowości jednostki, a art. 26 szczegółowo reguluje jej częstotliwość, zakres oraz metody przeprowadzania. W efekcie jednostka, nie ma swobody w samodzielnym kształtowaniu tych elementów – musi działać zgodnie z przepisami. Poniżej przedstawiono kluczowe wymagania dotyczące procesu inwentaryzacji wynikające z ustawy oraz Krajowych Standardów Rachunkowości (KSR).

Zakres inwentaryzacji

Inwentaryzacja stanowi złożony proces, w ramach którego uwzględnia się wszystkie aktywa i pasywa, a nie tylko wybrane ich grupy. Dla praktyków oznacza to, że każde konto przypisane do aktywów lub pasywów bilansu powinno zostać zinwentaryzowane (art. 26 ust. 3 UoR). Dotyczy to zarówno składników majątkowych należących do jednostki, jak i tych powierzonych przez inne podmioty, które znajdują się w jej dyspozycji (art. 26 ust. 2 UoR). Warto pamiętać także, że na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienia sald dla inwentaryzowanej grupy składników aktywów (art. 18 ust. 2 UoR).

Terminy, częstotliwość inwentaryzacji

Ustawa określa terminy oraz minimalną częstotliwość inwentaryzacji dla poszczególnych grup składników majątkowych. Podstawowym terminem jest ostatni dzień roku obrotowego, ale dla określonych składników majątkowych dopuszczalne jest przesunięcie czasowe, zgodnie z którym inwentaryzację można przeprowadzić w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego. Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisów z natury, została natomiast wyznaczona na co rok, co dwa lata i co 4 lata, z uwzględnieniem odpowiedniego miejsca przechowywania składnika.

Metody inwentaryzacji

Kluczowa zasada dotycząca metod inwentaryzacji została zawarta w art. 26 ust.1 UoR. Zgodnie z tym przepisem metody inwentaryzacji są przypisane do konkretnych składników majątkowych. Oznacza to, że nie ma możliwości ich dowolnego wyboru.

Należy również podkreślić szczególną rolę metody weryfikacji sald, która często w określonych sytuacjach pełni rolę, oprócz metody podstawowej, również metody zastępczej lub uzupełniającej.

Metodę tą jako podstawową stosuje się przede wszystkim dla praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych oraz innych aktywów i pasywów (art. 26 ust. 3).

Natomiast weryfikacje sald jako metodę uzupełniającą lub zastępczą stosuje się dla tych składników:

• • które w danym roku, zgodnie z częstotliwością określoną w ustawie, nie podlegają spisowi z natury,
• • lub w sytuacji, gdy mimo podjętych prób potwierdzenia salda, kontrahent nie odpowiada,
• • gdy moment przeprowadzenia inwentaryzacji jest inny niż moment bilansowy (uwzględniając korekty na plus i minus),
• • w przypadku uzasadnionego braku możliwości zastosowania podstawowych metod – zmiana metody musi być jednak uzasadniona, np. niedostępnością fizyczną składników lub ograniczeniami • • wynikającymi z sytuacji nadzwyczajnych (np. pandemia) (art. 26 ust. 3).

Udokumentowanie inwentaryzacji

Cały proces inwentaryzacji musi być rzetelnie udokumentowany, ponieważ stanowi to zabezpieczenie przed zarzutami o nierzetelność ksiąg rachunkowych w przypadku audytów, kontroli skarbowych czy rewizji finansowych. Dokumenty inwentaryzacyjne muszą być przechowywane w sposób należyty, chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 UoR). Za właściwe miejsce przechowywania uznaje się jednostkę odpowiedzialną za inwentaryzację lub inną jednostkę, świadczącą usługi w zakresie przechowywania dokumentów (art. 73. ust 1, ust.4 UoR). Natomiast okres, w jakim należy przechowywać dokumentacje wynosi 5 lat (art. 74. ust 2, pkt 7 UoR).

Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji

Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji jako całości, w tym jej organizację, nadzór, rozliczenie i dokumentację, zawsze spoczywa na kierowniku jednostki. Nawet jeśli część zadań zostanie powierzona innym osobom lub firmom zewnętrznym, to nie ma możliwości scedowania odpowiedzialności za spis z natury (art. 4. ust 5 UoR).

Organizacja procesu inwentaryzacji

UoR nie określa szczegółowych procedur dotyczących organizacji prac inwentaryzacyjnych, zasad ich dokumentowania ani rozliczania. Każda jednostka musi samodzielnie opracować te zasady w ramach własnych procedur wewnętrznych. Pomocne w ich tworzeniu mogą być stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości (KSR). Pierwsze ze stanowisk dotyczy inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Omawia ono szeroko zagadnienia związane z organizacją inwentaryzacji metodą spisu z natury. Choć odnosi się bezpośrednio do majątku obrotowego, z powodzeniem można zastosować zawarte w nim zasady również do inwentaryzacji majątku trwałego, a nawet do organizacji całego procesu inwentaryzacyjnego. Drugie stanowisko KSR kompleksowo porusza kwestie rozrachunków z kontrahentami, przy czym w jednym z punktów odnosi się również do ich inwentaryzacji.

W proces inwentaryzacji mogą być również zaangażowane zewnętrzne firmy audytorskie lub doradcze, których rolą jest zapewnienie obiektywnej oceny przebiegu i wyników inwentaryzacji. Dzięki niezależności i doświadczeniu mogą one wskazać potencjalne problemy, zaproponować usprawnienia oraz zweryfikować zgodność procesu z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości.

Należy również pamiętać, że jeżeli jednostka podlega badaniu to organizując proces inwentaryzacji musi zawrzeć umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.

Celem inwentaryzacji jest nie tylko ustalenie stanu faktycznego, ale przede wszystkim zapewnienie zgodności danych księgowych z rzeczywistością. Musimy pamiętać, że wszelkie różnice ujawnione podczas inwentaryzacji, zarówno niedobory, jak i nadwyżki, muszą zostać wyjaśnione, udokumentowane i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Przestrzeganie zasad określonych w przepisach UoR, daje jednostce gwarancję prawidłowego wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych oraz sporządzenia rzetelnego i wiarygodnego sprawozdania finansowego.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<